Coordonnateur Administratif // Administrative Coordinator

Coordonnateur Administratif

GAL AeroStaff (GAL) est membre du groupe de sociétés GAL Aerospace, basé dans la grande région de Montréal, au Québec, Canada. GAL fournit des services spécialisés de dotation et de recrutement dans lindustrie des avions daffaires et commerciaux. Lentreprise possède une expérience dans 35 pays à travers le monde et compte actuellement plus de 200 consultants professionnels et techniques en mission dans 8 pays différents.

GAL est actuellement à la recherche dun Coordonnateur Administratif pour soutenir notre opération CAD/USD/MEX basée à Vaudreuil-Dorion, Canada. Ce poste relèvera du Vice-Président Directeur Général.

Vous serez responsable de superviser toutes les fonctions administratives liées à la coordination de tous nos bureaux en Amérique du Nord. Pour la livraison et le succès global de ce poste, vous gérerez la communication avec les clients, les employés associés et les employés administratifs de GAL. Un Coordonnateur Administratif réussi doit avoir une connaissance générale des ressources humaines, de la paie, de la comptabilité, des relations clients et des logiciels administratifs.

Les principales responsabilités du rôle sont :

• Gérer la vérification pré-embauche aux États-Unis, y compris mais sans sy limiter :
  • Test de dépistage de drogues et dalcool.
  • Examen médical.
  • Vérification des antécédents.
  • Vérification des références.
  • Commande de vêtements.

• Effectuer lédition de documents.
• Gérer les formulaires et politiques de GAL dans leur ensemble.
• Assister à lintégration et au suivi des employés.
• Assister au processus de licenciement des employés.
• Soutenir le fonctionnement quotidien de ladministration basée au CAD, USD, MEX.
• Gérer notre système et nos politiques de voyages daffaires.
• Assister à la rédaction de documents, rapports et communiqués.
• Assister à la traduction de documents, rapports et communiqués.
• Gérer les événements déquipe.
• Gérer le support informatique.
• Aider la paie à maintenir les dossiers des employés en ordre.
• Gérer le système téléphonique VOIP de GAL.
• Gérer les tâches administratives régulières.
• Effectuer dautres tâches connexes au besoin.

Qualifications requises :

• 3+ années dexpérience dans un rôle similaire au sein de lindustrie aérospatiale ou similaire.
• Diplôme BSc/BA en gestion, administration, ressources humaines ou un domaine pertinent.
• Expérience de gestion ou de supervision antérieure un atout.
• Expérience administrative passée.
• Maîtrise de la suite MS Office, y compris Excel, MS Word, MS Teams, etc.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Créativité et fortes compétences en résolution de problèmes.
• Compétences solides en informatique et en logiciels web.
• Sens du détail.
• Apparence professionnelle et attitude courtoise.

Avantages :

• Horaires de travail flexibles avec une présence au bureau de minimum 3 jours par semaine.
• Contributions aux fonds de pension.
• Forfait vacances compétitif.
• Assurance médicale.

- - ENGLISH - -

Administrative Coordinator

GAL AeroStaff Ltd. is an aerospace staffing company specializing in temporary and permanent staffing for general and technical positions in the aviation and aerospace industry.

In keeping with this goal, each benefit program has been carefully devised. These benefits include time-off benefits, such as vacations and holidays, and insurance and other plan benefits. We are constantly studying and evaluating our benefits programs and policies to better meet present and future requirements.

GAL AeroStaff (GAL) is a member of the GAL Aerospace Group of Companies based in the Greater Montreal area in Quebec Canada. GAL provides specialized staffing and recruiting services in the Business & Commercial aircraft industry. The company has experience in 35 countries around the world and currently has over 200 professional and technical consultants on missions in 8 different countries.

GAL is currently looking for an Administrative Coordinator to support our CAD/USD/MEX operation based out of Vaudreuil-Dorion, Canada. This position will report to the VP General Manager.

You will be responsible to oversee all administrative function related to the coordination of all our office trough out north America. For the delivery and overall success of this position, you will manage communication with clients, associates’ employees, and administrative employee of GAL. A successful Administrative Coordinator must have a general knowledge of HR, payroll, accounting, customer relation, and administrative software.

The main responsibilities of the role are:

• Manage USA pre-employment verification which include but are not limited to:
  • Drug and Alcohol testing.
  • Work well.
  • Background check.
  • Reference check
  • Clothing order.
• Perform documents editing.
• Manage the form and policies of GAL as a whole.
• Assist in the employee onboarding and tracking.
• Assist in the employee dismissal process.
• Support the daily operation of the CAD, USD, MEX based administration.
• Manage our Corporate travel system and policies.
• Assist in the redaction of documents, reports, and communiques.
• Assist in the translation of documents, reports and communiques.
• Manage teams’ events.
• Manage IT support.
• Assist payroll in maintaining employee record in order.
• Manage GAL VOIP office phone.
• Handles regular administrative duties.
• Performed other related duties as required.

Required Qualifications:

• 3+ years of experience in a similar role within the aerospace industry or similar.
• BSc/BA diploma in management, administration, human resource, or a relevant field.
• Past management or supervisory experience a plus.
• Past administrative experience.
• Proficiency with the full MS Office suites including Excel, MS Words, MS Team, etc.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Creativity and strong problem-solving skills.
• Strong computer and web-based software skills.
• Detailed oriented.
• Professional appearance and courteous manner.

Benefits:

• Flexible work schedules with an office presence of minimum 3 days a week.
• Pension funds contributions.
• Competitive vacation package.
• Medical Insurance.